Elektroniczne dokumenty z roku na rok stopniowo wypierają z rynku papierowe faktury. Już w 2016 roku rozpoczęto pracę nad realizacją polityki, której celem było uszczelnienie systemy podatkowego. Przygotowano wówczas „Projekt KSeF” – projekt Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF to specjalna platforma dla podatników VAT, przeznaczona do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną, w specjalnie opracowanym formacie. Chociaż system ten nie jest jeszcze obligatoryjny, warto już zawczasu zapoznać się z jego działaniem oraz głównymi zaletami, jakie niesie ze sobą wdrożenie tego projektu w życie. Dowiedz się, jakie korzyści z implementacji KSeF mogą osiągnąć przedsiębiorcy!
Co niesie ze sobą wdrożenie systemu KSeF?
Dołączenie do platformy KSeF na chwilę obecną jest dobrowolną decyzją przedsiębiorcy. Coraz więcej osób poważnie podchodzi do przejścia na Krajowy System e-Faktur, dostrzegając w tym szereg różnego rodzaju korzyści. Wśród nich wskazać można:
- skrócenie maksymalnego podstawowego terminy zwrotu z podatku VAT;
- łatwiejsze i szybsze możliwości w zakresie dokonywania korekt faktur;
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur, głównie z uwagi na fakt, że e-faktura w systemie KSeF nie ma możliwości ulegnięcia zniszczeniu bądź zgubieniu, dlatego też w każdej chwili będzie dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy;
- zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami;
- automatyzacja procesów księgowych, przekładająca się na oszczędność czasu pracowników oraz zmniejszenie liczby pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych;
- możliwość przechowywania i archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat, zapewniany przez administrację (rozwiązanie kryje za sobą duże oszczędności).
Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF jest naprawdę prosty. Obejmuje kolejno: przygotowanie merytoryczne faktury, przygotowanie techniczne faktury, autoryzację użytkownika w systemie, wysłanie faktury do KSeF, walidację i jej przyjęcie, a finalnie nadanie numeru referencyjnego.
KSeF – dla kogo?
Zgodnie z zapowiedziami, wszyscy podatnicy VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, zobowiązani będą wystawiać faktury w ustrukturyzowanej formie. Ponadto, istnieje szereg wymagań technicznych i prawnych, jakie musi spełnić podatnik chcący korzystać z systemu KSeF. Dotyczą one między innymi kwalifikowanych certyfikatów, możliwości integracji z samym systemem czy spełniania standard UBL – Universal Business Language. Proces wdrażania systemu KSeF jest wieloaspektowy – na szczęście istnieją wykwalifikowane grupy księgowo-podatkowe, które pomagają w lepszym rozumieniu działania Krajowego Systemu e-Faktur. Jedną z nich jest KR Group, która na swojej stronie internetowej, www.krgroup.pl, sugeruje nowoczesne rozwiązania dla przedsiębiorców spośród wielu branż. W razie potrzeby, eksperci są w stanie przeprowadzić konkretne warsztaty dedykowane do specyfiki danej organizacji, tym samym wdrażając nowoczesne rozwiązania w prosty i przystępny sposób.
materiał partnera