Jedną z pierwszych decyzji, jaką musi podjąć osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą, jest wybór formy prowadzenia ewidencji księgowej. Wśród małych przedsiębiorców największą popularnością cieszy się Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), w której zapisywane są zarówno osiągnięte przychody, jak i poniesione koszty. Służy ona głównie do obliczania podstawy opodatkowania.
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Książka Przychodów i Rozchodów to najprostsza ewidencja wyraźnie pokazująca przychody, jakie osiąga przedsiębiorstwo, oraz koszty, które ono ponosi w związku ze swoim funkcjonowaniem. Na podstawie sporządzanych w niej wpisów określa się także wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych, który należy zapłacić. Zatem najważniejszym celem Książki Przychodów i Rozchodów jest prawidłowe rozliczania się z urzędem skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec każdego roku.
W praktyce wygląda to tak, że przedsiębiorca zapisuje w niej uzyskaną sprzedaż oraz koszty poniesione w celu uzyskania przychodów. Dzięki podsumowaniom z każdego miesiąca lub nawet roku, oblicza podatki, które musi zapłacić do urzędu skarbowego, a także uzyskuje ważne informacje dotyczące ogólnej działalności firmy oraz jej kondycji finansowej. Pomocne w tym może być skonstruowanie wykresu na podstawie zapisanych danych, który pokaże, jak rozkładają się koszty i przychody w czasie oraz jak wygląda jego efektywność w poszczególnych okresach. Choć uzyskiwane w ten sposób informacje bywają raczej ogólne, to i tak pozwalają osobie zarządzającej firmą w podejmowaniu wielu strategicznych decyzji związanych z jej działalnością.
Księga Przychodów i Rozchodów – kto ją prowadzi?
Księga Przychodów i Rozchodów to najczęściej forma ewidencji księgowej osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, gdzie właścicielami są osoby fizyczne, o ile ich przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2 mln euro po przeliczeniu na złotówki według kursu z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Jednak trzeba pamiętać, że nawet jednorazowy duży przychód może sprawić, że przedsiębiorca będzie zmuszony do przejścia na pełną księgowość. Powrót do wcześniejszej ewidencji będzie możliwy dopiero w następnym roku podatkowym i to pod warunkiem, że aktualny rok nie przekroczy ustalonego limitu 2 mln euro.
Książka Przychodów i Rozchodów jest także prowadzona przez właścicieli agencji, osoby pracujące na umowę zlecenie lub zajmujące się produkcją rolną, a często również przez duchownych, którzy nie chcieli rozliczać się na podstawie ryczałtu. Korzystają z niej także przedsiębiorcy zdefiniowani na podstawie ustawy o podatku tonażowym.
Od 2018 roku podatnik nie ma obowiązku osobnego zawiadamiania o prowadzeniu Księgi Rozchodów i Przychodów.
Książka Przychodów i Rozchodów – jak ją prowadzić?
Najważniejszym aktem prawnym ustalającym zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można ją prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy pomocy specjalnych programów komputerowych. W tym drugim przypadku trzeba jednak spełnić kilka istotnych warunków. Jednym z nich jest korzystanie z takiego oprogramowania, które w każdej chwili umożliwi wgląd w dokonywane zapisy oraz pozwoli na ich wydrukowanie w porządku chronologicznym. Przedsiębiorca musi też posiadać szczegółowy opis instrukcji obsługi programu wykorzystywanego do prowadzenia księgi. Bardzo ważne jest także przechowywanie zapisanych danych w taki sposób, aby nie uległy one zniszczeniu lub zostały nieprawidłowo zmodyfikowane. Służą do tego różnego rodzaju nośniki informatyczne. Nie ma natomiast obowiązku drukowania Książki Przychodów i Rozchodów.
Wsparcie w prowadzeniu księgowości (w tym książki przychodów i rozchodów) oferuje biuro rachunkowe BR Progres (https://br-progres.pl/). Biuro obsługuje jednoosobowe działalności gospodarcze oraz większe podmioty, takie jak spółki z o.o., spółki jawne, oraz inne podmioty (firma prowadzi także księgowość stowarzyszenia zwykłego, fundacji oraz organizacji dowolnego typu, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.