W jaki sposób powinno się prawidłowo archiwizować dokumenty?

Cyfryzacja i szerokie korzystanie z elektronicznych formularzy to fakt. Jednak w większości firm, wciąż nie da się całkowicie zastąpić dokumentacji papierowej i pomimo wszystko, należy znaleźć odpowiedni sposób na jej przechowywanie. Prawidłowa archiwizacja dokumentów pomoże wprowadzić porządek do przechowywanych danych, a także sprawi, że wszystko będzie odbywało się zgodnie z przepisami prawa.

- R E K L A M A -

Zadbaj o odpowiedni podział dokumentów

Przepisy prawa określają, jak długo dany dokument powinien być przechowywany i wciąż, większość z nich, musi znajdować się w formie fizycznej. Przy temacie archiwizacji dokumentów, należy także wspomnieć o konieczności dbania o ich bezpieczeństwo. Nieprawidłowe przechowywanie danych, może skutkować poważnymi konsekwencjami. Chyba każdy przedsiębiorca słyszał o rozporządzeniu RODO, które wprowadziło te regulacje. 

Podstawowym sposobem na wprowadzenie ładu do dokumentacji firmowej, jest jej odpowiednie skategoryzowanie. Każda grupa dokumentów, musi być przechowana przez określoną długość czasu. Taki podział umożliwi kontrolę nad tym, które dokumenty wciąż muszą być archiwizowane, a które można poddać utylizacji. 

- R E K L A M A -

Nie w każdym biurze, dostępna jest odpowiednia przestrzeń i występują warunki do archiwizacji dokumentów. Poza tymi, które rzeczywiście muszą znajdować się w formie fizycznej, istnieją także takie, które spokojnie mogłyby być umieszczone na dysku twardym w formie cyfrowej. Jeśli posiadasz takie dokumenty, możesz skorzystać z usług firmy, która zajmuje się archiwizacją danych i uwolnić swoją przestrzeń: https://hsm-recycling.pl/pl/archiwizacja-danych/

Co z dokumentami, których nie muszę już przechowywać?

Po tym, jak minie ustawowy okres przechowywania dokumentów, można przystąpić do ich utylizacji. Najlepiej zdecydować się na skorzystanie z pomocy specjalistów, których znajdziesz na stronie: https://hsm-recycling.pl/pl/. Warto pamiętać, że sam proces niszczenia produktów czy opakowań jest tak samo istotny, a jego prawidłowe przeprowadzenie ma wpływ na zachowanie bezpieczeństwa danych. Dlatego, jeśli planujesz niszczenie dokumentów w swojej firmie, lepiej powierz to profesjonalistom, którzy posiadają odpowiednie narzędzia i znają procedurę https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-produktow-i-opakowan/

materiał zewnętrzny

- R E K L A M A -

Polecamy:

Nie przegap: